E-posta, büyük olasılıkla işiniz için kritik bir iletişim kanalıdır. Ancak e-posta iletişiminizle ilgili güvenlik, erişilebilirlik ve depolama konusunda endişeleriniz olabilir. Tüm bu zorlukların üstesinden gelmenin en iyi yolu e-posta arşivlemedir.
Peki e-posta arşivleme nedir?
E-posta Arşivleme Nedir?
E-posta arşivleme, e-posta iletişimlerini bulut tabanlı depolama yoluyla koruma uygulamasıdır. Kullanıcıların eski e-posta’ları dizine eklemesine, aramasına ve geri almasına olanak tanır.
Bir İşletme Neden E-posta’larını Arşivler?
Bir işletmenin arşivleme çözümünü kullanmasının nedenleri aşağıdaki şekildedir:
- İş sürekliliği ve olağanüstü durum kurtarma
- Dava için iç denetimler, soruşturmalar ve e-keşif (özellikle yüksek düzeyde düzenlemeye tabi sektörler için geçerlidir)
- Mevzuata uygunluk zorunlulukları
- En iyi güvenlik uygulamalarını takip etme
- Fikri mülkiyetin korunması
Arşivleme Süreci Nasıl İşler?
E-posta arşivleme hizmeti, gelen ve giden e-posta’ların %100’ünü yakalar. Sistem daha sonra bunları erişilebilir olan güvenli bir bulut ortamına yerleştirir.
E-posta arşivleme e-posta yedekleme ile aynı değildir. Aradaki fark, yedeklemenin gerektiğinde geri yüklemek için sadece sınırlı bir süre için verileri yedeklemesidir. Sadece e-posta’nızı yedeklemek, uyumluluk gerekliliklerini dikkate almaz ve veri kaybını önlemeye yardımcı olmaz.
Şu anda sadece bir yedekleme hizmeti kullanıyorsanız, sınırlamalarının da farkında olmalısınız. Ayrıca e-posta’larınızı korumak için sahip olduğunuz tüm iş nedenlerini yerine getirip getiremeyeceğini anlamanız da önemlidir.
E-posta Arşivlemenin Avantajları Nelerdir?
E-posta arşivlemenin avantajları aşağıdaki şekildedir:
- Mevzuata Uygunluk
Gizli bilgiler içeriyorsa, belirli sektörlerin e-posta iletişimiyle ilgili uyumluluk sağlaması gerekir. Özellikle sağlık ve finans sektöründe olanlar arşivleme yaparak mevzuata uyumluluk sağlayabilir.
- Verileri Saklama
Genellikle işletme e-posta’ları hayati bilgiler içerir. Bu nedenle e-posta’larınızı saklamanız gerekli olabilir. Ancak bunları e-posta sunucunuzda tutmak sürdürülebilir değildir. Çünkü binlerce e-posta’yı saklamaya çalışmak hızla bant genişliğinizi azaltır. Bu da daha fazla maliyete katlanmanız gerektiği anlamına gelebilir.
Bir arşiv hizmeti, e-posta’larınızı buluta taşır ve size gerekli olan e-posta’ları arama olanağı sağlar. Veriler şifreleme sayesinde güvendedir ve ihtiyacınız olanı saatler değil dakikalar içinde bulmanıza olanak tanır.
- İş Sürekliliği için Gerçek Yedekleme Elde Etme
Bir e-posta yedeklemesi e-posta dosyalarını bulutta barındırır; ancak bu depolama tek başına verileri uzun süre korumaz. Arşivleme entegrasyonu, e-posta’ların barınması için kalıcı bir yer oluşturmak için yapmanız gerekenlerin üzerine kuruludur. Ekstra bir şey yapmanıza gerek yoktur.
- IP Koruma
En küçük ticari sırların bile korunmaya ihtiyacı vardır. Arşivleme ile e-posta’ların içeriği üzerinde daha fazla kontrole sahip olursunuz ve işletmenize veri kaybının bir tehdit olmadığı bir depolama alanı sağlarsınız.
- Yasal Prosedürler
Şirketiniz bir davanın ortasındaysa, büyük olasılıkla e-posta’yla ilgili e-Keşif talepleri olacaktır. Bir arşiv olmadan, bu zorlu bir görev olur. Arşiv hizmeti, ihtiyacınız olanı aramanıza, filtrelemenizi ve bulmanızı sağlar. Böylece zamandan ve kaynaktan tasarruf elde edersiniz.
- Silinen E-posta’ları Kurtarma
Bazen bir kullanıcı, önemli olan veya gizli bilgiler içeren bir e-posta’yı istemeden veya bilerek silebilir. Arşivleme, bu tür eylemlerden kaynaklanan herhangi bir etkiyi azaltmak için akıllıca bir hizmettir.
Arşivleme Hizmetinde Bulunması Gereken Özellikler Nelerdir?
Bir arşivleme çözümü geçmeden önce öncelik vermeniz gereken özellikler aşağıdakileri içerir:
- Güvenlik
Güvenlik, bir arşivleme hizmetinde bulunması gereken en önemli özelliktir. Bu yüzden hizmetin verileri şifreleme ile nasıl koruduğunu (hem aktarım sırasında hem de hareketsizken) ve veri güvenliğine ilişkin uyumluluk gereksinimlerini nasıl karşıladığını öğrenin.
- Ölçeklenebilirlik
Depolama kapasitesinde sınırlamalar istemezsiniz. Bu yüzden arşivleme hizmetinizin bugün ve yarın ihtiyaçlarınızı karşılayabileceğinden emin olun.
- Tüm dosya türlerinin indekslenmesi
Tüm arşivleme hizmetleri, tüm dosya türlerini veya ekleri içermez. Bu yüzden kapsam dahilinde olduğunuzdan emin olmak için neyi endeksleyebileceğini hizmet sağlayıcınıza sormanız gerekir.
- Sürekli e-posta yakalama
Çözümün gönderilen ve alınan tüm e-posta’ları yakalayıp sakladığından emin olmanız gerekir.
- Arama İşlevi
Çoğu durumda e-posta arşivinize erişmeniz gerekiyorsa, bunun nedeni muhtemelen davaya, ihlale veya denetime bağlı belirli bilgileri aramaktır. Bu yüzden etiketleme, filtreleme, gelişmiş arama ve kategorilere ayırma ile aramayı kolaylaştıran bir ürün seçmeniz gerekir.
- Dışa Aktarma
İhtiyacınız olan e-posta’ları bulduğunuzda, bunları arşiv için dışa aktarmak isteyebilirsiniz. Bu yüzden bunun mümkün olduğundan ve birden çok biçim seçebileceğinizden emin olmanız gerekir.
- Entegrasyon
Tüm ihtiyaçlarınızı karşılayan özel bir hizmete ihtiyacınız vardır. Bu genellikle bir entegrasyon gerektirir, bu nedenle seçenekleri karşılaştırırken herhangi bir uyumluluk sorunu olmadığından emin olmanız gerekir.
- Kolay Kurulum
Bu hizmeti e-posta’nıza eklemek için zorlanmamanız gerekir. Bu yüzden uygulaması basit olmalı ve ek lisans gerektirmemelidir.
Özetle diyebiliriz ki, e-posta arşivleme, e-posta iletişimini yoğun olarak kullanan herhangi bir işletme için akıllıca bir hizmettir. Güvenliğinizi artırır ve uyumluluğu karşılamanıza yardımcı olur. Bu noktada Uzman Posta E-posta Arşivi çözümü, işletmenizden ayrılan bir çalışanın ya da kapatılan bir hesabın verilerine, geriye dönük 36 ay boyunca ulaşmanıza olanak tanır, veri kaybının önüne geçmenizi sağlar, yasal regülasyonlar gereği saklamak zorunda olduğunuz e-posta’ları arşivler ve 3 farklı lokasyonda 3 farklı kopya saklayan e-posta arşivi sayesinde iş sürekliliği ve veri güvenliğinizi artırmanıza olanak tanır.